Para comenzar a tratar los deberes formales de los contribuyentes debemos tener claro los siguientes conceptos:
¿Qué son deberes formales?
Son actuaciones explicitas que impone la administración tributaria, a los administrados o contribuyentes, en virtud de las disposiciones que establece el Código Orgánico Tributario y en los preceptos previstos en las leyes y reglamentos.
¿Qué son contribuyentes?
Es aquella persona física o jurídica con derechos y obligaciones, frente a un ente público, derivados de los tributos. Es quien está obligado a soportar patrimonialmente el pago de los tributos (impuestos, tasas o contribuciones especiales), con el fin de financiar al Estado.
¿Cuáles son las obligaciones de los contribuyentes?
El contribuyente tiene frente al Estado dos tipos de obligaciones, que se concretan en cada una de las leyes aplicables a los tributos:
• Materiales: Entendiendo por tales el pago de las obligaciones pecuniarias derivadas de la imposición de tributos por ley.
• Formales: Que pueden abarcar desde llevar una contabilidad para el negocio hasta presentar en tiempo y forma la declaración correspondiente a un impuesto.
Las obligaciones formales son independientes de las materiales, hasta el punto de que un contribuyente puede ser sancionado por no haber cumplido sus obligaciones formales a pesar de haber cumplido sin excepción las materiales (por ejemplo, un contribuyente que no presentó la declaración en fecha, a pesar de que no tenía que pagar nada).
¿Quiénes deben cumplir con los deberes formales?
En el artículo 146 del código orgánico tributario explica quienes deben cumplir con los deberes formales y los cuales se explican a continuación:
1. En el caso de personas naturales, por sí mismas o por representantes legales o mandatarios.
2. En el caso de personas jurídicas, por sus representantes legales o convencionales.
3. En el caso de las entidades previstas en el numeral 3 del artículo 22 de este Código, por la persona que administre los bienes, y en su defecto por cualquiera de los integrantes de la entidad.
4. En el caso de sociedades conyugales, uniones estables de hecho entre un hombre y una mujer, sucesiones y fideicomisos, por sus representantes, administradores, albaceas, fiduciarios o personas que designen los componentes del grupo y en su defecto por cualquiera de los interesados.
Una vez conocidos cada uno de los conceptos dispuestos en la Ley del Codigo Organico Tributario podemos comenzar a enterder las disposiciones generales explicadas.
Hoy en dia ha cobrado gran importancia e intereses entre los contribuyentes de impuestos nacionales el cumplimiento de los deberes formales por las actuaciones explicitas que impone la administración tributaria, con base a las disposiciones establecidas en el Código Orgánico Tributario y demás leyes y reglamentos de la Republica Bolivariana de Venezuela.
Para enterder mejor cada una de las disposiciones que se establecen en Codigo Organico Tributario, se debe tener claro cuales son los deberes formales que deben cumplir los contribuyentes, responsables y terceros. Según el articulo 145 (C.O.T.) son:
Los contribuyentes, responsables y terceros están obligados a cumplir con los deberes formales relativos a las tareas de fiscalización e investigación que realice la Administración Tributaria y, en especial, deberán:
1. Cuando lo requieran las leyes o reglamentos:
a) Llevar en forma debida y oportuna los libros y registros especiales, conforme a las normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados, referentes a actividades y operaciones que se vinculen a la tributación y mantenerlos en el domicilio o establecimiento del contribuyente.
b) Inscribirse en los registros pertinentes, aportando los datos necesarios y comunicando oportunamente sus modificaciones.
c) Colocar el número de inscripción en los documentos, declaraciones y en las actuaciones ante la Administración Tributaria o en los demás casos en que se exija hacerlo.
d) Solicitar a la autoridad que corresponda permisos previos o de habilitación de locales.
e) Presentar, dentro del plazo fijado, las declaraciones que correspondan.
2. Emitir los documentos exigidos por las leyes tributarias especiales, cumpliendo con los requisitos y formalidades en ellas requeridos.
3. Exhibir y conservar en forma ordenada, mientras el tributo no esté prescrito, los libros de comercio, los libros y registros especiales, los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos imponibles.
4. Contribuir con los funcionarios autorizados en la realización de las inspecciones y fiscalizaciones, en cualquier lugar, establecimientos comerciales o industriales, oficinas, depósitos, buques, aeronaves y otros medios de transporte.
5. Exhibir en las oficinas o ante los funcionarios autorizados, las declaraciones, informes, documentos, comprobantes de legítima procedencia de mercancías, relacionadas con hechos imponibles, y realizar las aclaraciones que les fueren solicitadas.
6. Comunicar cualquier cambio en la situación que pueda dar lugar a la alteración de su responsabilidad tributaria, especialmente cuando se trate del inicio o término de las actividades del contribuyente.
7. Comparecer a las oficinas de la Administración Tributaria cuando su presencia sea requerida.
8. Dar cumplimiento a las resoluciones, órdenes, providencias y demás decisiones dictadas por los órganos y autoridades tributarias, debidamente notificadas.
Una vez visto cada uno de los preceptos presentados por el código orgánico tributario es demás informar a los responsables que están obligados a cumplir con los deberes formales acatar las leyes exigidas por el Gobierno Nacional, de esta forma se evitara alguna sanción o multa que pueda incurrir en su empresa o negocio.
